Tại Nhật Bản, mỗi cá nhân đều sử dụng con dấu (hay còn gọi là Inkan) thay cho chữ ký. Vì vậy để thuận tiện giải quyết các loại giấy tờ khi sinh sống và làm việc tại quốc gia Nhật Bản, người lao động cần phải sở hữu một con dấu riêng.
Trong bài viết này, PTM Việt Nhật sẽ hướng dẫn các thực tập sinh Nhật Bản làm con dấu Inkan chi tiết từ A-Z.
1. Con dấu Inkan là gì?
Inkan (印鑑), hay còn gọi là Hanko (ハンコ) là con dấu được dùng cho pháp nhân là công ty và cá nhân.
Con dấu tại Nhật Bản có giá trị thay thế với chữ ký, giúp thực tập sinh có thể đăng ký thẻ ngân hàng, bảo hiểm, đăng kí sim điện thoại hay trong các văn bản hành chính và kể cả các giao dịch giấy tờ thông thường.
Mỗi công dân Nhật hay người ngoại quốc nào đang sinh sống và làm việc trong thời gian dài như thực tập sinh, du học sinh đều cần trang bị cho mình ít nhất 1 con dấu tròn 9mm màu đỏ hoặc 2 con dấu tròn 9mm và 6mm màu đỏ. Đối với thực tập sinh phía công ty phái cử sẽ làm giúp bạn trước khi sang
1.1. Các loại con dấu.
Tùy vào mục đích sử dụng mà người ta phân con dấu thành những loại cơ bản sau:
Jitsuin (実印): Con dấu đã được đăng ký với chính quyền địa phương.
Đây là con dấu cực kỳ quan trọng thông thường thì người ta thường đặt khắc tay nên có giá khá mắc. Jitsuin được sử dụng trong các giấy tờ quan trọng như giấy kết hôn, giấy khai sinh, chứng tử, mua bán xe hơi…
Jitsuin là con dấu có tính bảo mật cao nhất, không trùng lặp với bất cứ người nào nên bạn cần cẩn thận cất giữ
Ginkoin (銀行印): Con dấu được dùng khi bạn đăng kí ngân hàng
Con dấu này giúp bạn khi mở tài khoản ngân hàng, rút tiền tiết kiệm, giao dịch đều có thể dùng Ginkoin để thay cho chữ ký mẫu.
Mitomein (認印): Con dấu được dùng cho việc ký nhận bình thường hàng ngày như giao hàng, xác nhận thư từ, bưu phẩm…
Vì tính bảo mật thấp nên bạn hoàn toàn có thể mua tại các máy làm con dấu tự động hoặc các cửa hàng Konbini và được làm bằng gỗ.
1.2. Chất liệu của con dấu.
Tùy vào yêu cầu của bạn mà chất liệu làm con dấu sẽ khác nhau có thể là bằng đá, bằng gỗ hoặc bằng nhựa, cao su.
Đối với các con dấu có tính bảo mật cao như Jitsuin hay Ginkoin bạn cần đặt làm thủ công chất liệu là đá hoặc gỗ tốt để khó làm giả và có thể lưu trữ trong thời gian dài
Con dấu Mitomein bạn có thể làm bằng máy và những chất liệu rẻ
2. Những thắc mắc thường thấy về Hanko
2.1. Thực tập sinh cần làm gì khi không có con dấu?
Nếu con dấu của bạn bị mất và bạn chưa kịp làm con dấu mới thì bạn vẫn được phép kí bằng tay thay cho con dấu, tuy nhiên các giấy tờ sẽ chủ yếu là giấy tờ nhập cư. Các hồ sơ quan trọng như liên quan đến ngân hàng, hay các giao dịch quan trọng bạn cần đóng bằng Hanko mới được tính là hợp lệ.
2.2. Nên khắc họ hay tên lên con dấu?
Người Nhật hay dùng Họ trong các giao dịch của mình, tuy nhiên bạn là người ngoại quốc bạn có thể khắc cả họ lẫn tên của mình lên con dấu.
Đối với thực tập sinh Việt đa phần là dùng chữ viết Romaji (chữ la-tinh) và khắc tên theo phiên âm Kanatana.
2.3. Nếu chữ trên Hanko khác với tên của tôi?
Tên thì có thể khác nhưng ngoài việc đóng dấu, họ cũng sẽ thu thập thêm thông tin cá nhân và địa chỉ của bạn.
2.4. Con dấu Hanko có nhiều tiền không?
Giá tiền của con dấu rất đa dạng tùy theo chất liệu, kích cỡ, số lượng ký tự và cách khắc… Thông thường, để làm con dấu tại Nhật là 2000 yên nếu khắc thủ công tại các cửa hàng làm con dấu (はんこ屋さん – Hankoyasan).
Những con dấu thông thường cho các kí nhận bình thường hàng ngày bạn có thể mua tại các cửa hàng 100 yên nhưng thông thường sẽ là con dấu có kí tự Kanji nên nếu muốn con dấu đúng tên bạn nên làm tại các cây làm con dấu tự động tại Nhật.
2.5. Tại sao thực tập sinh cần phải làm con dấu
Nếu bạn sang Nhật làm việc, việc sử dụng các con dấu trong các thay chữ kí của mình để giải quyết các giấy tờ là cực kì cần thiết. Ví dụ như khi bạn mở ngân hàng, lĩnh lương, nhận bưu kiện hay thanh toán các hóa đơn điện nước,... đều phải sử dụng con dấu.
3. Đăng ký làm con dấu Inkan
3.1. Ai có thể đăng ký làm con dấu Inkan tại Nhật
Bạn được phép làm con dấu tại Nhật khi bạn có đủ điện kiện cơ bản sau:
– Có Giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài.
– Trên 16 tuổi.
3.2. Con dấu nào không được phép đăng kí tại Nhật
Vì tính chất bảo mật của con dấu nên sẽ có những trường hợp con dấu của bạn sẽ không được địa phương chấp nhận đăng kí, các trường hợp không được phép đăng kí là:
– Đã được người khác đăng ký.
– Không có khắc Tên hoặc Họ giống trong Giấy đăng ký người nước ngoài.
– Làm bằng gôm hay nhựa (dễ bị biến dạng).
– Bị lỗi, không có đường viền hay đường viền bị khiếm khuyết, không hoàn chỉnh.
– Có đường kính nhỏ hơn 8mm hoặc lớn hơn 25mm.
3.3. Các bước đăng ký làm con dấu
Bước 1: Để đăng kí con dấu bạn đến 市役所 – Shiyakusho làm thủ tục đăng kí con dấu (印鑑登録証 – inkantourokushou) kèm một số thứ sau:
– Con dấu muốn đăng kí.
– Giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt: thực tập sinh, du học sinh nên là thẻ ngoại kiều hoặc hộ chiếu.
– Phí đăng kí từ 100 đến 300 yên tùy nơi.
Nhận đơn đăng kí con dấu (申請書 - Shinseisho) rồi điền vào đơn rồi nộp.
Bước 2: Sau khi viết đơn đăng kí bạn làm giấy chứng minh con dấu (印鑑証明書 – inkanshoumeisho).
Giấy chứng minh con dấu sẽ được yêu cầu khi bạn làm các giao dịch quan trọng như mua nhà, mua xe, đăng kí kết hôn,.. bên cạnh con dấu này. Để làm giấy chứng minh con dấu bạn cần điền vào giấy 印鑑登録証明書交付申請書 và 1 số giấy tờ sau:
– Giấy đăng kí con dấu.
– Giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt.
– Phí đăng kí.
Sau khi đăng kí bạn sẽ được chính quyền cấp giấy chứng nhận đã đăng kí con dấu. Giấy xác nhận con dấu (印鑑証明書) và giấy chứng nhận đăng ký con dấu (印鑑登録書) là khác nhau.
Trên đây là hướng dẫn làm con dấu Inkan tại Nhật mà PTM Việt Nhật đã tổng hợp. Nếu bạn còn bất kỳ những thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn chi tiết nhất!